Udkast til teknisk dossier efter maskinforordningen på cirka 30–60 minutter

Situationen

Virksomhedens maskiner var dokumenteret efter maskindirektivet fra 2006. Den nye maskinforordning finder anvendelse fra 20. januar 2027 og kan, afhængigt af produktet, medføre nye eller ændrede krav, blandt andet til cybersikkerhed, styresystemer og teknisk dokumentation. En gennemgang pr. produkt var så stor en opgave for virksomhedens fagfolk, at den blev udskudt.

Beslutningen

Ledelsen ville gøre de kommende dokumentationskrav håndterbare uden at flytte knappe faglige ressourcer fra værdiskabende arbejde. Dokumentationen skulle være korrekt, sporbar og fagligt godkendt af de ansvarlige.

Hvad der blev bygget

Ikke en app, men en genbrugelig metode. Metoden sammenholder produktets eksisterende dokumentation i SharePoint med forordningens krav, finder mangler og udarbejder arbejdsudkast og tjeklister til de dokumenter, virksomheden efter sin faglige vurdering skal bruge. AI udfører analysen og skriver udkastene, mens fagfolkene bevarer kontrollen og det fulde ansvar. Udkastene kan blandt andet omfatte en kravtjekliste mod forordningens bilag, en risikovurdering for de nye krav, en cybersikkerhedsvurdering, materiale til en overensstemmelseserklæring og en tjekliste for brugsanvisningen. Hvilke dokumenter og krav der gælder, afhænger af produktet og dets risikovurdering. Alt leveres som redigerbare dokumenter og PDF-filer i produktets mappe.

Alle dokumenter er tydeligt markeret som AI-genererede udkast, der skal valideres af teknisk direktør og kvalitetsansvarlig. Fakta, der ikke kan udledes af kilderne, står som markerede felter til udfyldning. Modellen må ikke opfinde procedurer eller versionsnumre.

Tid fra samtale til første version

Metoden blev udviklet og dokumenteret på én dag. Et arbejdsudkast for ét produkt tager cirka 30–60 minutter.

Effekt

• Ingeniørerne bruger tiden på at kontrollere og godkende frem for at skrive fra bunden.
• En ensartet struktur for de omfattede produkter med henvisninger til de relevante bilag.
• Fart med revisionsspor. Materialet er et arbejdsudkast, ikke en juridisk eller teknisk godkendelse. Ansvaret ligger hos fabrikanten, og det er synligt i hvert dokument.

Bygget på

Claude, Microsoft 365 (SharePoint), Python. Kører fra virksomhedens egne maskiner. Ingen ny licens til metoden; virksomhedens eksisterende AI-abonnement bruges.