Fra mails og telefon til fælles installationsplan

Situationen

Når en ordre var solgt, skulle planlægningen af installationen koordineres mellem sælgeren og et installationsteam. Det foregik via e-mail og telefon. Virksomheden havde generelle kalender- og planlægningsværktøjer, men ingen passede til den interne arbejdsgang mellem salg og installation, og alle ville have gjort planlægningen afhængig af endnu et system.

Beslutningen

For at kunne håndtere flere installationer uden tilsvarende mere koordinering besluttede direktionen at gøre planlægningen til én fælles forretningsproces: én kalender, som sælgerne selv kunne booke i, som hentede ordredata fra ERP, og som gav salg og installation samme overblik uden dobbeltvedligeholdelse.

Hvad der blev bygget

En bookingside, hvor sælgeren vælger ordren fra ERP, får kundeoplysninger og leveringsadresse udfyldt automatisk og reserverer en installationsdag hos et team. Kalenderen viser flere måneder frem. En forhåndsreservation sender en e-mail til den ansvarlige, som godkender eller afviser med ét klik. Alle ændringer logges. Login sker med virksomhedens Microsoft-konti.

Senere blev frigivne ordrer fra ERP automatisk lagt i en planlægningskø uden afhængighed af et særskilt automatiseringsværktøj.

Tid fra samtale til første version

Første version med booking, godkendelse og kalender var i drift efter to dage. Nøgletal, filtre og kalender over flere måneder fulgte umiddelbart efter. Planlægningskøen kom senere: designet blev gennemgået kritisk før udviklingen, og derefter blev køen bygget på cirka to en halv dag og afprøvet med brugerne.

Effekt

• Fra mails og telefon til én kalender, som de relevante medarbejdere kan se.
• Ordreoplysninger og leveringsadresse hentes fra ERP. Ingen dobbeltindtastning.
• Ingen ny licens til selve løsningen; eksisterende platformlicenser fortsætter. Løsningen kører på virksomhedens egen server.

Bygget på

Next.js, SQL Server, Business Central, Microsoft 365 (mail og login).